Política de privacidad

Hay dos roles distintos y conviene no confundirlos, porque determinan a quién hay que reclamarle:

• La empresa que contrata Quentum es la responsable de los datos que carga: sus clientes, sus técnicos, quienes reportan una solicitud. Ella decide qué guarda y para qué.
• Nosotros somos encargados: tratamos esos datos siguiendo sus instrucciones y solo para prestarle el servicio. Las condiciones están en el anexo de tratamiento de datos.

Si eres cliente, residente o contratista de una empresa que usa Quentum y quieres ejercer tus derechos sobre tus datos, el camino más directo es esa empresa. Si nos escribes a nosotros, te ayudamos a canalizarlo.

• De quienes usan el sistema: nombre, correo y rol dentro de su empresa.
• De los clientes y contactos de esa empresa: nombre, RUT, dirección, teléfono y correo, cuando la empresa los carga.
• De quienes reportan una solicitud: el nombre y el contacto que la propia persona escribe al reportar. No exigimos crear una cuenta para eso.
• Fotos del trabajo y firmas de quien recibe una visita, con su nombre y cargo. Las fotos pueden captar personas de forma incidental.
• Del personal de la empresa: las horas de entrada y salida de su jornada y, si la empresa los registra, sus licencias y cursos con su número.
• Incidentes de seguridad, si la empresa los registra: pueden incluir el nombre de una persona lesionada y la descripción de la lesión. Puede tratarse de datos de salud; la empresa decide si los registra y nosotros los tratamos con ese cuidado.
• De quien aprueba una cotización por enlace: su nombre, su cargo cuando firma por un comité, la fecha, la hora y la dirección IP desde donde lo hizo.
• Ubicación de quien ejecuta una visita, en los términos de la sección siguiente.
• De quien ejerce un derecho: el nombre y el contacto que escribe en el formulario, para poder responderle.
• Datos técnicos de uso: registros de errores, y un registro de quién descargó una exportación, un informe o sus propios datos (con un código de la dirección IP que no permite saber de dónde fue, nunca la dirección), para poder detectar un acceso indebido.

Es una decisión de diseño y no una configuración: el producto no tiene la capacidad de hacer seguimiento continuo. El propósito es dejar constancia de que el trabajo se hizo, en el lugar y a la hora que dice el informe — no controlar a nadie.

Las marcas de jornada hechas antes de este cambio pueden conservar la coordenada que se guardó entonces; ninguna pantalla la muestra. Existe una herramienta para anularlas, que se aplica a pedido de la empresa o por una política de retención suya; todavía no se ejecutó sobre esas marcas. La foto lleva dibujada la ubicación del sitio y no la de la persona.

Quien usa la aplicación puede negarle el permiso de ubicación a su teléfono. En ese caso la visita se ejecuta igual y el informe sale sin ese dato.

Las fotos son la evidencia del trabajo. Las que se toman con la aplicación de terreno pasan por ella antes de guardarse: pierden la información técnica que incorpora el teléfono (fecha original, ubicación, modelo) y se les dibuja encima una marca visible con la fecha, el nombre de quien la tomó y la ubicación del sitio.

Las que llegan por otras vías —la foto que sube quien reporta por un QR, las que se cargan desde la oficina o las que sube un contratista— se procesan al recibirlas: el sistema las vuelve a codificar y deja solo la imagen, sin la ubicación, la fecha original ni el modelo del teléfono. Una imagen que no se puede procesar no se guarda. Pedir que una foto se elimine es un derecho que se atiende como se explica más abajo.

Pueden captar personas de forma incidental. Recomendamos a las empresas que usan Quentum encuadrar el trabajo y no a las personas, y avisar a sus clientes que se toman fotos durante la visita.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad. Los compartimos únicamente con los proveedores necesarios para operar —alojamiento de la base de datos y los archivos, envío de correo transaccional, respaldos— y solo en la medida en que el servicio lo requiere. Algunos están fuera de Chile; el país de cada uno está en el anexo.

Si tu empresa usa la lectura asistida de facturas de compra, la imagen o el PDF que subes se envía a Anthropic, PBC solo en ese momento —al apretar «leer factura»— para proponer los datos del documento; una persona los confirma antes de que se guarde nada. Sin una clave de ese proveedor configurada, la función no llama a nadie y la factura se carga a mano. El contenido no se usa para entrenar modelos.

El detalle actualizado de estos proveedores está en el anexo de tratamiento de datos.

Los datos no tienen un plazo de eliminación fijo por defecto. Se conservan mientras la empresa use el servicio. Cada empresa, con su abogado, puede definir en Configuración → Privacidad un plazo para cada tipo de dato (solicitudes y fotos de QR, coordenadas, avisos, errores, planillas importadas, invitaciones, registro de accesos) y elegir si al vencer se anonimiza o se elimina. El sistema solo aplica los plazos que la empresa active: ninguno viene activado. Lo tributario no tiene plazo en el sistema: se decide con el contador y el abogado.

Lo que sí se elimina solo, siempre:

• Los registros de errores técnicos: a los 90 días.
• Las notificaciones ya leídas: a los 60 días.
• Los intentos fallidos de abrir un enlace público: a la hora aproximadamente.

Cuando una persona pide eliminar sus datos, el sistema anonimiza en vez de borrar: reemplaza su nombre por un marcador («Persona anonimizada #xxxx») y quita su ubicación, su correo, sus credenciales y sus avisos, y desactiva su acceso, sin romper la bitácora ni las horas y los costos. Quien reportó algo por un QR puede, con su link, anonimizar su reporte y borrar su foto. Algunos datos se conservan porque una ley obliga a la empresa a guardarlos (por ejemplo, los documentos tributarios) o porque son parte de un registro que debe poder acreditarse (informes y certificados ya emitidos, que son inmutables); se le explica a la persona qué se conservó y por qué.

Los respaldos técnicos están cifrados y se renuevan por rotación: hoy se conservan unos 30 días. Un dato eliminado puede seguir en los respaldos hasta que esa rotación lo reemplace.

La empresa también puede cerrar su cuenta desde la aplicación: antes tiene que descargar sus datos; la cuenta pasa a solo lectura (se puede reactivar) y la eliminación definitiva la ejecuta Quentum a pedido de la empresa, con confirmación.

La ley te reconoce derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad sobre tus datos personales. Para ejercerlos:

• Si tus datos los cargó una empresa que usa Quentum, dirígete a esa empresa: es la responsable.
• Si eres usuario del sistema o quieres ayuda para canalizar una solicitud, escríbenos a contacto@quentum.cl.

Puedes pedirlo con el formulario para ejercer tus derechos, sin crear una cuenta: llega a la bandeja del administrador de la empresa responsable —o a nosotros, si no indicas la empresa— y queda registrado con su fecha límite. Quien tiene cuenta puede además descargar sus propios datos desde «Mis datos». Respondemos dentro de los plazos que fija la ley. También puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos que la Ley 21.719 establece.

Algunos datos viven en registros que no se reescriben —la bitácora de cambios, los informes PDF ya emitidos—. Cuando corresponda, en vez de borrarlos se reemplaza tu nombre por un marcador anónimo en lo que se pueda, y se te explica lo que se conserva y por qué.

Los datos de cada empresa están aislados de los de las demás por reglas aplicadas en la propia base de datos, no solo en la aplicación. Los accesos externos —el link de un informe, la aprobación de una cotización, el seguimiento de una solicitud— se otorgan por enlaces de un solo recurso, que se pueden revocar y que caducan.

Ninguna medida de seguridad es absoluta. Si ocurriera una vulneración que afecte datos personales, avisaremos sin demora a las empresas afectadas, que son las responsables, y colaboraremos con ellas en los avisos a la autoridad y a las personas que la ley exija. Un procedimiento escrito para esto está en preparación.

Si esta política cambia de forma relevante, lo avisaremos dentro de la aplicación con al menos 30 días de anticipación. La aplicación registra qué versión aceptó cada empresa, quién y cuándo, y avisa al administrador cuando hay una nueva.

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