Anexo de tratamiento de datos

• Tu empresa es la responsable del tratamiento: define qué datos carga, con qué finalidad y con qué base legal.
• Nosotros somos el encargado: tratamos esos datos únicamente conforme a tus instrucciones documentadas —que son, en la práctica, el uso del producto tal como está diseñado— y para prestarte el servicio.

• Objeto: alojar y procesar la información de operación de tu empresa para que pueda gestionar su trabajo de terreno.
• Duración: mientras exista la relación contractual, más los plazos de conservación y respaldo indicados abajo.
• Categorías de personas: personal de tu empresa, sus clientes y contactos, quienes reportan solicitudes, y el personal de los contratistas a los que tu empresa da acceso.
• Categorías de datos: identificación y contacto (incluido el RUT), imágenes del trabajo ejecutado, firmas de recepción con nombre y cargo, horas de jornada del personal, licencias y cursos del personal con su número, y datos de ubicación puntual asociados a eventos de una visita (llegada, salida, visita fallida). La jornada ya no guarda ubicación.

No pedimos datos sensibles. Sin embargo, el registro de incidentes de seguridad tiene campos de texto donde tu empresa puede anotar el nombre de una persona lesionada y la descripción de la lesión, que podrían ser datos de salud con tratamiento reforzado según la ley (en revisión). Lo que tu empresa cargue en un campo de texto libre lo decide ella, bajo su responsabilidad como responsable.

• Tratar los datos solo para prestarte el servicio, nunca para finalidades propias, publicidad ni entrenamiento de modelos.
• Mantener la confidencialidad, incluida la de quienes trabajan con nosotros.
• Aplicar medidas técnicas y organizativas razonables (sección 5).
• Asistirte cuando una persona ejerza sus derechos y cuando tengas que responder ante la autoridad: la aplicación recibe las solicitudes (formulario público y bandeja del administrador, con su fecha límite configurable), descarga los datos de una persona y la anonimiza —conservando la bitácora y los costos—, y permite a quien reportó por QR borrar su reporte.
• Avisarte sin demora indebida si tomamos conocimiento de una vulneración que afecte tus datos, para que tú, como responsable, avises a la autoridad y a las personas cuando corresponda.
• Devolverte o eliminar los datos al terminar, según elijas. El cierre de cuenta se pide desde la aplicación (antes hay que descargar los datos; la cuenta pasa a solo lectura y se puede reactivar) y la eliminación definitiva se hace a tu pedido, con confirmación del operador.

Usamos proveedores de infraestructura para operar. Al aceptar los términos, tu empresa autoriza su uso; nos comprometemos a exigirles obligaciones equivalentes a las de este anexo y a avisar con al menos 30 días de anticipación antes de incorporar uno nuevo que trate datos personales, para que puedas oponerte.

Si los datos se alojan fuera de Chile, la transferencia se ampara en las garantías que la Ley 21.719 exige. El país de alojamiento se indica en el recuadro anterior.

• Aislamiento entre organizaciones aplicado en la base de datos, no solo en la aplicación: una consulta mal escrita no puede exponer datos de otro cliente.
• Cifrado en tránsito, y en reposo según lo provea la infraestructura.
• Acceso del personal por necesidad de servicio y registro de operaciones sensibles.
• Accesos externos por enlaces de un solo recurso, revocables y con caducidad, en vez de cuentas compartidas.
• Respaldos diarios de la base de datos y de los archivos, cifrados, con copia fuera del proveedor principal. Su puesta en marcha completa en producción forma parte de la preparación del lanzamiento.

La restauración del respaldo se ensaya de forma automatizada con cada cambio del software — un respaldo que nunca se probó no es un respaldo. Mientras dure la fase de pilotos no comprometemos objetivos numéricos de tiempo de recuperación ni de pérdida máxima de datos: preferimos prometer menos y cumplirlo.

La exportación está disponible de forma autónoma desde la aplicación, en cualquier momento. No es un respaldo completo: el archivo trae un LEEME que dice qué incluye y qué no. Al terminar el contrato, sigue disponible; eliminamos los datos a pedido de tu empresa, no de forma automática ni en un plazo fijo.

Los respaldos están cifrados y se renuevan por rotación: hoy se conservan unos 30 días. Lo que se elimine puede seguir en ellos hasta que esa rotación lo reemplace.

Pondremos a tu disposición la información razonablemente necesaria para acreditar el cumplimiento de este anexo. Las auditorías en terreno se acuerdan con aviso previo, en horario hábil y sin afectar la operación ni la confidencialidad de otros clientes.

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